不要光靠會(huì)計(jì)數(shù)字

　　“有些信息會(huì)鼓勵(lì)企業(yè)各級(jí)員工操控流程，以取得特定的會(huì)計(jì)結(jié)果。因此，在所有類型的企業(yè)中，最迫切的需求即是削除所有這些信息?！边@句話引自Tom Johnson（約翰遜）所著Relevance Regained（重獲相關(guān)性）一書(shū)。它抓住了一個(gè)要害問(wèn)題：企業(yè)不應(yīng)制定以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的目標(biāo)來(lái)控制相關(guān)的員工和流程。所有的企業(yè)組織都希望能夠取得更好的結(jié)果，但他們都面臨著一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：“通過(guò)什么方法？”約翰遜和其他一些質(zhì)量倡導(dǎo)者告誡我們，如果企業(yè)不注重使用正確的方法，將會(huì)導(dǎo)致更嚴(yán)重的問(wèn)題發(fā)生。
　　在Fourth Generation Management（第四代管理）一書(shū)中，Brian Joiner（喬伊納）在談到改善流程時(shí)，就提到了可通過(guò)如下三種方法來(lái)取得更好的會(huì)計(jì)報(bào)表結(jié)果：改善系統(tǒng)、歪曲系統(tǒng)以及歪曲會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)字。雖然在記帳、資源分配和決策分析中使用的會(huì)計(jì)信息能為企業(yè)提供至為關(guān)鍵的各種信息，但使用會(huì)計(jì)信息來(lái)控制員工和流程，這種做法卻經(jīng)常導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法正確理解自身流程的能力，甚至更糟的是，還會(huì)扭曲流程本身。
　　下面這個(gè)以實(shí)際發(fā)生的情況為基礎(chǔ)的例子，形象地表明了單純依靠會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)控制企業(yè)的員工和流程、反映流程的狀況，是如何導(dǎo)致企業(yè)系統(tǒng)受到操控及企業(yè)如何錯(cuò)誤地向那些負(fù)責(zé)流程的人們發(fā)放獎(jiǎng)金的。

　　一家公司將原料加入另一種產(chǎn)品。由于原材料的損耗超過(guò)了可接受的水平，公司給員工制定了一個(gè)憑主觀制定的會(huì)計(jì)目標(biāo)。如果損耗下降了，公司將發(fā)獎(jiǎng)金以示表彰。于是員工就采用下面所描述的方法來(lái)操控系統(tǒng)。

　　開(kāi)錯(cuò)藥方

　　某谷類早餐食品生產(chǎn)商在其某一種產(chǎn)品中加入水果。但由于水果的損耗量明顯偏高，引起了該生產(chǎn)商的關(guān)注。按正常情況來(lái)說(shuō)，每盒產(chǎn)品應(yīng)含有10盎司谷類和2盎司葡萄干。而且管理層也意識(shí)到在生產(chǎn)過(guò)程中肯定會(huì)產(chǎn)生損耗，因而制定了5%的損耗率，即每盒損耗0.1盎司的水果。因此每盒產(chǎn)品消耗2.1盎司水果是可以接受的。但是在上個(gè)月的生產(chǎn)過(guò)程中，每盒產(chǎn)品葡萄干的消耗量卻達(dá)到了2.5盎司。

　　會(huì)計(jì)部在周報(bào)中發(fā)現(xiàn)了此問(wèn)題，因?yàn)樗麄兺ㄟ^(guò)拿出庫(kù)存清單，將庫(kù)存減少量與每箱所容許的標(biāo)準(zhǔn)量做一比較，計(jì)算出所消耗葡萄干的實(shí)際成本和數(shù)量。上周他們生產(chǎn)了一共43,200盒谷類食品，共消耗108,000盎司，即每盒2.5盎司的葡萄干。為解決這一問(wèn)題，管理層許諾，如員工將水果總消耗量降至平均每盒2.1盎司，即降至5%的損耗率，即向他們發(fā)放獎(jiǎng)金。結(jié)果不出一個(gè)月，問(wèn)題似乎解決了。于是，管理層信守承諾，隨即向員工發(fā)放了獎(jiǎng)金。

　　接下來(lái)的業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表顯示，提供獎(jiǎng)金前，整個(gè)流程要消耗掉108,000盎司葡萄干，即每盒2.5盎司，不良消耗共計(jì)17,200盎司；但在提供獎(jiǎng)金后，整個(gè)流程消耗了90,720盎司葡萄干，即每盒2.1盎司，絲毫沒(méi)有超過(guò)原定5%損耗率這一可容許的誤差。

　　但就在這時(shí)卻冒出了另外一個(gè)問(wèn)題。企業(yè)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告指出，顧客似乎對(duì)產(chǎn)品中所含葡萄干的量感到不滿意。該生產(chǎn)商于是讓新近聘用的一位具有流程管理經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)部審計(jì)師來(lái)觀察其流程到底出了什么毛病。

　　整個(gè)流程中有兩道工序與上述問(wèn)題有關(guān)。第一道工序是水果的收購(gòu)、準(zhǔn)備、貯存以及運(yùn)往包裝工序的整個(gè)過(guò)程。把水果用集裝箱運(yùn)到工廠，并在工廠稱重。而收貨時(shí)的重量即成為企業(yè)支付貨款及預(yù)期的5%損耗率的計(jì)算基礎(chǔ)。在過(guò)稱收貨后，再經(jīng)過(guò)幾道清洗和干燥過(guò)程，然后把水果存放于工廠的冷藏設(shè)備中。最后，當(dāng)生產(chǎn)需要時(shí)，利用傳送帶把清理過(guò)的水果從貯存處運(yùn)到包裝流水線。

　　昂貴的遮掩

　　第二道工序是全自動(dòng)的包裝流水線。在此工序中，人們把水果和谷類混合、包裝并裝盒待運(yùn)。該工序中的最后一步是抽查每盒產(chǎn)品的重量。如每盒產(chǎn)品的平均重量未達(dá)到12盎司，就把短重的產(chǎn)品送到另一條流水線上重新加工。在此工序的任何時(shí)點(diǎn)，包括最后稱重階段，都未使用控制圖表（control charts）。

　　審計(jì)師要求買幾個(gè)稱來(lái)，用于抽樣稱量水果在貯存前后以及包裝工序完成后的重量。對(duì)于被抽到的產(chǎn)品，要將其中的谷類和水果倒出，分別稱出谷類和水果的重量。審計(jì)師還花了很多工夫觀察水果流入和流出包裝流水線的過(guò)程。通過(guò)對(duì)水果加工和谷物加工兩者的觀察，審計(jì)師最后斷定問(wèn)題出在水果加工流程，而非包裝流程。

　　通過(guò)進(jìn)一步檢查，審計(jì)師發(fā)現(xiàn)包裝機(jī)械已經(jīng)被調(diào)整過(guò)了，因而造成產(chǎn)品中的水果添加量減少。但是，調(diào)整后水果添加量的變化并不怎么規(guī)則。他發(fā)現(xiàn)整個(gè)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)速度加快時(shí)，包裝機(jī)械的調(diào)整幅度就大，以至加入的葡萄干量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到2盎司。這種情況通常發(fā)生在趕訂單時(shí)，因?yàn)槿绻s訂單的話，稱量產(chǎn)品的可能性似乎小得多。

　　在其它時(shí)間里，也要調(diào)整包裝機(jī)械，但調(diào)整幅度不大。審計(jì)師確信做此調(diào)整的目的是為了遮掩真實(shí)的水果損耗量。

　　沉重教訓(xùn)

　　如果管理層不了解流程、流程能力及所出現(xiàn)的誤差，相反卻依賴于不能反映整個(gè)流程狀況的會(huì)計(jì)報(bào)表來(lái)做出決策，將會(huì)造成許多潛在問(wèn)題。上述例子就說(shuō)明了這點(diǎn)。由于該廠商僅僅依靠會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)管理系統(tǒng)，流程管理人員也就得以通過(guò)操控系統(tǒng)來(lái)控制會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)果。此外，會(huì)計(jì)報(bào)表也未能提供所有問(wèn)題產(chǎn)生的原因和解決辦法方面的任何信息。

　　由于管理層不了解他們自己的流程以及會(huì)計(jì)報(bào)表與流程之間的關(guān)系，管理層只是為流程管理人員制定了降低水果損耗的會(huì)計(jì)目標(biāo)，卻沒(méi)有提供任何確定問(wèn)題產(chǎn)生的潛在原因的方法。在一籌莫展的情況下，流程管理人員只好降低了每盒產(chǎn)品中水果的添加量，以此來(lái)減少流程中的水果消耗量，并暫時(shí)滿足了管理層的要求。同時(shí)，他們也因似乎干得不錯(cuò)而獲得獎(jiǎng)金。

　　上例表明，雖然設(shè)定成本目標(biāo)是為了降低成本，但人們常常不理解的是，這些目標(biāo)不是按流程能力制定的，純粹是管理層主觀制定的目標(biāo)。最終導(dǎo)致的結(jié)果是，為了取得這些超越流程能力的目標(biāo)，導(dǎo)致人們對(duì)企業(yè)系統(tǒng)的操控和對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)字的歪曲。

　　請(qǐng)記住，雖然會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)適用于成本控制流程，卻不能提供甚至是啟動(dòng)流程改善活動(dòng)所必需的信息。更重要的是，別再用會(huì)計(jì)目標(biāo)來(lái)控制和影響員工行為。

作者： 佚名 ；資料來(lái)源: 中國(guó)教育E網(wǎng) ；錄入時(shí)間： 2007年11月3日