物料盤(pán)點(diǎn)學(xué)問(wèn)
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不管你的企業(yè)是大是小，原料及成品的出入庫(kù)、在庫(kù)管理，盤(pán)點(diǎn)都必不可少。生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售等部門(mén)的決策，都需要盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)作為參考。以錯(cuò)誤的盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)作為參考，必然悖入悖出，影響采購(gòu)數(shù)量、生產(chǎn)計(jì)劃、發(fā)貨計(jì)劃的制定和實(shí)施。
很多人會(huì)想：盤(pán)點(diǎn)嘛，不就是對(duì)對(duì)賬目，清點(diǎn)庫(kù)存嗎?這還不簡(jiǎn)單?實(shí)際上，沒(méi)有幾家企業(yè)能真正做到賬實(shí)相符。
盤(pán)虧盤(pán)贏都不好
盤(pán)虧自然不好，賬冊(cè)上記有的商品，庫(kù)里翻了個(gè)底兒朝天，還是找不著；盤(pán)贏也不要以為"賺"了，庫(kù)里的貨不會(huì)平白"多"出來(lái)的，肯定出了岔子。
賬實(shí)不符，是盤(pán)點(diǎn)最常見(jiàn)的問(wèn)題，多數(shù)是由于商品缺乏良好的整理和歸類。如原料放進(jìn)了成品堆里，成品中混有半成品等。尤其是經(jīng)銷商的倉(cāng)庫(kù)，多數(shù)沒(méi)有電腦庫(kù)存系統(tǒng)，人工操作，手工記賬，在單證上面修改、涂抹，那是經(jīng)常的事。
更多的情況是賬冊(cè)和商品對(duì)上號(hào)了，但無(wú)論如何清點(diǎn)，數(shù)量就是不對(duì)，質(zhì)量狀態(tài)也對(duì)不上。貨到底跑哪兒去了?是記錄錯(cuò)誤還是倉(cāng)管監(jiān)守自盜?明明記錄完好的商品，卻變成殘損品，是正常貨損，還是操作不當(dāng)導(dǎo)致的非正常貨損?如果這些問(wèn)題不及早發(fā)現(xiàn)，到了后來(lái)就是一筆糊涂賬，怎么算也算不清。
影響盤(pán)點(diǎn)的幾大因素
1．盤(pán)點(diǎn)人員的素質(zhì)。
很多公司沒(méi)有專業(yè)的倉(cāng)管人員，往往隨便從哪個(gè)崗位調(diào)來(lái)幾個(gè)人就是；經(jīng)銷商為了放心，更是讓親戚當(dāng)倉(cāng)管。拋開(kāi)責(zé)任心不論，這些非專業(yè)人士，在貨品不多的時(shí)候，還可以靠記性或賬冊(cè)來(lái)管理，一旦貨品多了，就應(yīng)付不來(lái)了。因?yàn)椴徽莆找恍┗镜谋P(pán)點(diǎn)常識(shí)和統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)，是難以保證盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確度的。有的企業(yè)為節(jié)省人力，甚至雇臨時(shí)工來(lái)盤(pán)點(diǎn)。這些人素質(zhì)參差不齊，不熟悉產(chǎn)品，更是錯(cuò)得沒(méi)邊了，這樣的盤(pán)點(diǎn)做了等于沒(méi)做。
還有一些公司由倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部人員組織盤(pán)點(diǎn)，有些人自認(rèn)為對(duì)產(chǎn)品比較熟悉，盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，不仔細(xì)清點(diǎn)和核對(duì)，疏忽大意，導(dǎo)致盤(pán)點(diǎn)質(zhì)量不高。有的盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)缺乏監(jiān)督，事后也不復(fù)查，最后發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題也無(wú)從查起。
2．設(shè)備。
好一點(diǎn)的公司配備了盤(pán)點(diǎn)機(jī)、掃碼器等，能提高盤(pán)點(diǎn)效率和精度。而有些公司甚至連計(jì)算器都不配，所有盤(pán)點(diǎn)全憑雙手和大腦，不出差錯(cuò)才怪呢。
3．盤(pán)點(diǎn)方法。
盤(pán)點(diǎn)一般分為"盲盤(pán)"和"實(shí)盤(pán)"所謂盲盤(pán)，就是打印一個(gè)空白盤(pán)點(diǎn)表，盤(pán)點(diǎn)人員必須仔細(xì)填好盤(pán)點(diǎn)表內(nèi)所有相關(guān)信息，包括品名、代碼、批次、數(shù)量等。這種方法可以防止某些盤(pán)點(diǎn)人員偷懶，但效率和準(zhǔn)確性極低。
所謂實(shí)盤(pán)，即將所有數(shù)據(jù)打印出來(lái)，盤(pán)點(diǎn)人員只需到現(xiàn)場(chǎng)去清點(diǎn)和核對(duì)相關(guān)信息的準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)差異則注明，留待修訂。實(shí)盤(pán)節(jié)約時(shí)間，但也有很多盤(pán)點(diǎn)人員圖省事，走馬觀花看一下就算了，不認(rèn)真盤(pán)點(diǎn)。
4．盤(pán)點(diǎn)周期。
很多公司不重視盤(pán)點(diǎn)工作，通常一個(gè)季度或半年組織一次大盤(pán)點(diǎn)。倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)作人少事雜，發(fā)錯(cuò)貨、貨物回位錯(cuò)誤等問(wèn)題時(shí)常都會(huì)有，如果沒(méi)有日常盤(pán)點(diǎn)，很多小問(wèn)題很難在短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)。等到大盤(pán)點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)晚了，損失不說(shuō)，連追究責(zé)任人都很難辦到。
如何做好盤(pán)點(diǎn)工作
1．明確盤(pán)點(diǎn)流程。
一般公司盤(pán)點(diǎn)都是由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同完成，而有些小公司特別是經(jīng)銷商，一般都由倉(cāng)庫(kù)人員自己打印盤(pán)點(diǎn)表，自己盤(pán)點(diǎn)，完事后將盤(pán)點(diǎn)表交給財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部門(mén)再抽盤(pán)。
從盤(pán)點(diǎn)到財(cái)務(wù)抽盤(pán)，短則1天～2天，長(zhǎng)則3天～4天。財(cái)務(wù)人員抽盤(pán)或復(fù)盤(pán)時(shí)，很多貨物已經(jīng)出過(guò)貨或庫(kù)位有所調(diào)整，總會(huì)有一些差異，準(zhǔn)確性大打折扣。
還有的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的盤(pán)點(diǎn)表格與財(cái)務(wù)部門(mén)表格不統(tǒng)一，盤(pán)點(diǎn)記錄也是各有一套，往往倉(cāng)庫(kù)在完成了自己的盤(pán)點(diǎn)表后，還要照著結(jié)果，再補(bǔ)填財(cái)務(wù)部門(mén)的盤(pán)點(diǎn)表。如此往復(fù)，影響了盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確性，核對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)也無(wú)所適從，影響準(zhǔn)確性。
要提高盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確度，首先要倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)一起來(lái)做。財(cái)務(wù)部可以抽調(diào)專人隨同盤(pán)點(diǎn)人員一起盤(pán)點(diǎn)；其次，要統(tǒng)一盤(pán)點(diǎn)表格式，最后財(cái)務(wù)部留存的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果必須是倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)盤(pán)點(diǎn)表的復(fù)印件，保證完全一致。
另外，還要規(guī)定合理的盤(pán)點(diǎn)周期。進(jìn)出庫(kù)頻繁的商品最容易出差錯(cuò)，要以周或月建立短期盤(pán)點(diǎn)制度；旺季或淡季來(lái)臨前，要徹底清點(diǎn)應(yīng)季商品，明確準(zhǔn)確庫(kù)存數(shù)，為營(yíng)銷策略提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)；同時(shí)，每季度還要有一次較大規(guī)模的盤(pán)點(diǎn)。短長(zhǎng)期盤(pán)點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，才能最大限度保證賬實(shí)相符，確保盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效。
2．做好盤(pán)點(diǎn)先期準(zhǔn)備工作。
較大規(guī)模盤(pán)點(diǎn)前，各部門(mén)要合理分工，明確各方責(zé)任，就一些相關(guān)細(xì)節(jié)做出具體布置，比如統(tǒng)一表格格式、安排盤(pán)點(diǎn)人員、盤(pán)點(diǎn)單證交接、盤(pán)點(diǎn)工具等等。盤(pán)點(diǎn)完成后，要及時(shí)核對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，對(duì)有差異的結(jié)果要多遍復(fù)盤(pán)，確保盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確率。
盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行前，盡量讓所有該出庫(kù)的物料全部出庫(kù)，該入庫(kù)的全部入庫(kù)，盤(pán)點(diǎn)期間不要變化。實(shí)在要出入庫(kù)的，盤(pán)點(diǎn)前都要先人賬，再進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)。
3．加強(qiáng)信息采集，完善臺(tái)賬制度。
采集貨物相關(guān)信息，要整理出倉(cāng)庫(kù)物品名稱，且盡量使用簡(jiǎn)化稱呼。同時(shí)，商品信息要全面，如名稱、代碼、批次、規(guī)格、體積、重量等，尤其是一些名稱相同而其他信息不同的商品，更要區(qū)分開(kāi)，避免發(fā)錯(cuò)貨。
根據(jù)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)建立倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬后，細(xì)心登記每天倉(cāng)庫(kù)物品的出入庫(kù)、結(jié)存情況；嚴(yán)格控制單據(jù)的出倉(cāng)、入倉(cāng)、領(lǐng)料的填寫(xiě)，盡量控制漏單情況。
賬目清晰、準(zhǔn)確與否，可以反映出企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)是否健康良好。賬目好壞直接影響企業(yè)每個(gè)部門(mén)的運(yùn)作，影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展經(jīng)營(yíng)，必須認(rèn)真仔細(xì)對(duì)待，馬虎不得。
4．合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部，貨物歸類儲(chǔ)存。
一般企業(yè)倉(cāng)庫(kù)都有幾大區(qū)域：包裝用料、五金、辦公用品、其他物品等。有必要合理分區(qū)，實(shí)行區(qū)域化管理。按照已劃分好的區(qū)域、貨架，將已經(jīng)歸類的物品對(duì)號(hào)入座，在擺放物品時(shí)盤(pán)點(diǎn)數(shù)量，便于庫(kù)存登記，也省去了再統(tǒng)計(jì)物品的時(shí)間。
物品擺放要整齊，名稱、規(guī)格型號(hào)清晰，數(shù)量準(zhǔn)確，將倉(cāng)庫(kù)整理一步到位。將物品名稱歸類整理，制訂出相應(yīng)的編號(hào)、賬頁(yè)號(hào)、標(biāo)識(shí)卡，將常用的物品放在倉(cāng)庫(kù)隨時(shí)能取的地方，保證倉(cāng)庫(kù)管理各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的效率和準(zhǔn)確性，確保公司隨時(shí)準(zhǔn)確掌握庫(kù)存數(shù)據(jù)，合理保持和控制庫(kù)存。
5．完善單證填寫(xiě)和交接流程。
在倉(cāng)庫(kù)的到貨檢驗(yàn)、入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、移庫(kù)移位、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)，倉(cāng)庫(kù)人員必須如實(shí)填寫(xiě)各種單證。所有作業(yè)的相關(guān)信息，各部門(mén)之間必須保持一致，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提供的信息也必須是最新的。這就要求公司各部門(mén)之間密切配合，每個(gè)環(huán)節(jié)的單證交接，必須做好交接記錄，有相關(guān)人員的簽名確認(rèn)，避免各個(gè)部門(mén)相互扯皮，推卸責(zé)任。
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